Excel. Основные операции

Создание документа Excel

1.  Для создания новой пустой книги Excel или документа на основе шаблона выбираем команду Файл->Создать

2.     При ее выборе на экран будет выведено окно выбора режима создания документа. В этом окне видим две области: слева находится область выбора шаблона «Доступные шаблоны», предназначенная для выбора категории и вида создаваемого документа, а справа — область предварительного просмотра создаваемого документа, выбранного в левой части окна.

Познакомимся с доступными категориями.

·     Новая книга — создание новой пустой книги Excel со стандартными параметрами.

·    Последние шаблоны — обычно в этой категории выводятся те документы Excel, с которыми вы работали недавно.

·    Образцы шаблонов — шаблоны, которые устанавливаются в Excel автоматически при установке программы.

·      Мои шаблоны — документы Excel, которые вы сохранили как ша­блоны. Вы можете создать таблицу, например, помесячного учета расхода денег и, не заполняя ее, сохранить как шаблон. И тогда вам не потребуется каждый месяц создавать такую таблицу, достаточно будет создать новый документ с этим шаблоном и затем заполнить его.

·  Из существующего документа — вы выполните команду Сохранить, Excel предложит вам сохранить этот документ с новым именем, и уже существующий документ не пострадает.

Щелкаем на нужном пункте

Открытие документа Excel

1.      Для открытия какого-либо документа Excel выбираем команду Файл->Открыть.

При этом на экран выводится стандартное диалоговое окно открытия файла, где выбираем нужный файл и нажимаем кнопку «Открыть».

Сохранение документа Excel

1.Для сохранения какого-либо открытого документа Excel выбираем команду Файл->Сохранить или изображение дискеты на верхней панели инструментов

2.   При этом выводится на экран стандартное диалоговое окно сохранения файла, где выбираем нужную папку и нажимаем кнопку «Сохранить».

При выборе команды Файл->Сохранить как на экран выводится стандартное окно сохранения файла. Это позволяет повторно сохранить уже имеющийся файл в другом месте, под другим именем или в другом формате, не внося при этом изменения в существующий сохраненный файл. После выбора места сохранения опять нажимаем кнопку «Сохранить»

Печать документа Excel

1.     Для печати какого-либо открытого документа Excel выбираем команду Файл->Печать.

2.Инструмент Печать позволяет распечатать текущую книгу (лист) Excel на одном из предлагаемых устройств печати (не всегда это принтер). В окне печати можно задать следующие опции:

·    Печать — позволяет определить, какое количество копий документа будет отпечатано, и начать процесс печати щелчком на кнопке с изображением принтера.

·     Принтер — вы можете выбрать одно из доступных в системе устройств вывода на печать. Таким устройством может быть как реальное физическое устройство (принтер), так и виртуальное устройство печати (например, сохранения документа в файл формата XPS или PDF). В этом же разделе вы может настроить свойства выбранного устройства печати.

·         Напечатать активные листы — эта команда позволит вам просмотреть документ в том виде, в котором он будет выведен на печать и размещен на бумаге выбранного формата.

·   Разобрать по копиям — позволяет выбрать режим, при котором печатается сначала полностью первая копия, затем вторая и так далее. Если этот режим не выбран, то при печати нескольких копий сначала будут напечатаны все первые страницы, затем все вторые (печать при этом происходит быстрее, но разбор по копиям придется делать вручную).

·         Ориентация — выбор ориентации листа при печати.

·         Формат листа — выбор используемого формата листа.

·         Поля — задание отступов от края листа.

·  Масштабирование — одна из самых интересных возможностей инструмента Печать. Масштабирование позволяет вам уместить выделенный фрагмент целиком на листе. Этот режим позволяет избежать часто встречающихся проблем «повисания» одной-двух строк или одного столбца за пределами листа.

Можно оставить все эти опции без изменения и напечатать текущий лист рабочей книги Excel, нажав на кнопку «Печать»

Изменение ширины столбцов и высоты строк

1.Для изменения необходимо перетащить разделительную линию между заголовками столбцов и номерами строк. Перемещение по таблице производится с помощью клавиш со стрелками.

При этом нажатие любой из этих клавиш совместно с клавишей Ctrl перемещает фокус ввода к следующей заполненной ячейке. Если от текущей ячейки и до конца таблицы все ячейки пусты, то фокус ввода переместится к концу таблицы.

Действия с рабочими листами

1.      Для перемещения между листами необходимо щелкнуть по соответствующему ярлычку с названием листа

2.       Для изменения названия соответствующего рабочего листа необходимо щелкнуть правой клавишей на названии листа и выбрать команду «Переименовать»

3.      Для добавления рабочего листа в рабочую книгу необходимо щелкнуть правой клавишей на названии листа и выбрать команду «Вставить»-> «Лист»

4.      Для перемещения или копирования рабочего листа в другое место рабочей книги или в другую рабочую книгу необходимо щелкнуть правой клавишей на названии листа и выбрать команду «Переместить или скопировать».

Копирование и перемещение данных в Excel

1.  Поставим курсор в нужную ячейку и выполним команду Главная->Копировать. Ячейка выделится бегущей рамкой.

2.Переходим в ячейку, в которую хотим скопировать информацию. Выбираем команду Главная->Вставить.

Кнопка «Вставить» отличается от остальных размерами и треугольной стрелкой внизу. Щелчок на стрелке внизу выводит на экран меню вставки. Ниже перечислены команды этого меню:

·    Вставить — вставка содержимого буфера обмена «как есть». Это значит, если вы выделили прямоугольный фрагмент, внутри которого были числовые значения, формулы, ячейки с текстом и картинки, то и в месте вставки будет такой же прямоугольный фрагмент с тем же самым содержимым.

·       Формулы — если в выделенном фрагменте есть формулы, то они вставляются именно как формулы, при этом ссылки в этих формулах остаются относительными. Это значит, что копировать лучше и формулу, и ячейки, в которых находятся аргументы этой формулы, иначе можно получить непредсказуемый результат. Если в выделенном фрагменте есть рисунок, он этой командой не копируется

·         Формулы и форматы чисел — то же самое, что и вставка формул, но кроме формул при вставке из исходных ячеек копируются также заданные числовые форматы.

·         Сохранить исходное форматирование — вместе с формулой переносятся все параметры форматирования, которые были применены к исходным ячейкам.

·      Вставить значения — если в выделенном фрагменте есть формулы, то в место вставки вставляются только значения, которые отображались в ячейках формул в момент копирования.

·          Вставить значения и форматы чисел — кроме значений из исходных ячеек копируются форматы чисел.

·        Вставить значения и исходное форматирование — вместе со значениями переносятся все параметры форматирования, которые были применены к исходным ячейкам.

·      Без рамок — если вы копировали ячейки, у которых есть обрамление, то вставляется только содержимое ячеек без рамок.

·     Транспонировать — при выполнении этой команды все столбцы (вместе с их значениями и формулами) становятся строками, а строки — столбцами. При всех этих перемещениях связи формул с соответствующими ячейками сохраняются, и если в одной из ячеек находилась формула, суммирующая значение в строке, то она превращается в формулу, суммирующую значение в столбце.

·       Вставить связь — в месте вставки в каждую ячейку вставляется связь с соответствующей ячейкой в месте копирования.

·        Сохранить ширину столбцов оригинала — в месте вставки в каждую ячейку вставляется значение из соответствующей ячейки в месте копирования, и сохраняется ширина столбца исходной ячейки.

·     Вставить форматирование — в место вставки копируется форматирование исходных ячеек, значения и формулы не копируются.

·      Вставить рисунок — в место вставки заданный фрагмент (независимо от того, что он собой представляет в исходном виде) вставляется в виде растрового рисунка.

·       Вставить рисунок со связью — в место вставки заданный фрагмент (независимо от того, что он собой представляет в исходном виде) вставляется в виде растрового рисунка, и этому рисунку присваивается связь с исходным объектом копирования (то есть изменения в исходном диапазоне ячеек будут отображаться на рисунке при обновлении связи).

·     Специальная вставка — эта команда работает по-разному в зависимости от того, что именно вы вставляете

Аналогично информацию можно переместить из ячейки в ячейку, использовав вместо операции копирования, операцию вырезания (Файл->Вырезать)

 

Рубрика Программное обеспечение. Добавьте постоянную ссылку на эту страницу в закладки.